O subsecretário da Casa Civil da Segov, Carlos Alberto Pavan, durante palestra
Foto: Renato Cobucci/Secom MG 

Servidores da Secretaria de Estado de Governo (Segov) participaram, nesta quarta-feira (18), no Palácio dos Despachos, em Belo Horizonte, de um encontro sobre o projeto de Elaboração dos Instrumentos de Gestão de Documentos. O plano, que começa a ser implementado a partir do próximo mês, teve início em 2007 e tem o objetivo de gerar maior controle, equilíbrio e racionalidade na acumulação de documentos nos arquivos da Administração Pública.

O projeto é uma das etapas necessárias para implantação do Aurus (Sistema de Gestão Eletrônica de Conteúdos e Processos). Com previsão de implantação para 2010, o Aurus é uma plataforma de gestão eletrônica de documentos e processos do Estado que está sendo criada com o intuito de suportar a política de gestão documental do Estado e que será utilizada na Cidade Administrativa do Governo de Minas.

A iniciativa, pioneira no país, vai permitir que os órgãos definam a temporalidade dos seus documentos e dessa forma possam classificar a destinação para eliminação (por não possuírem valor informativo e probatório) ou de guarda permanente e que deverão ser recolhidos pelo Arquivo Público Mineiro (APM), uma Superintendência da Secretaria de Estado de Cultura, responsável pela guarda de todos os documentos permanentes do Estado.

O projeto de gestão de documentos é coordenado pela Secretaria de Estado de Governo (Segov), por meio da Diretoria de Documentação e Arquivo, pela Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão (Seplag) e pela Secretaria de Estado de Cultura, por meio do Arquivo Público Mineiro (APM).

Eficiência e referência

Para o subsecretário da Casa Civil, Carlos Alberto Pavan, o projeto é essencial para a identificação dos documentos que seguirão para a Cidade Administrativa de Minas Gerais. “Esse projeto vem atender a atual gestão do Governo de Minas, marcada pela modernidade e por ser referência em gestão pública. Não adianta irmos para um novo local de trabalho sem mudarmos conceitos e, consequentemente, a nossa cultura organizacional”, ponderou Pavan.

Augusta Aparecida Cordoval Caetano, diretora de Gestão de Documento do Arquivo Público Mineiro, destacou que antes de ser finalizado, o projeto desenvolvido pelo Governo de Minas, já é uma referência para muitos estados pelo seu pioneirismo. “Vou além ao dizer que sem o projeto estar previsto no Acordo de Resultados do Governo de Minas, ele não teria saído da sua fase inicial”, finalizou.

Gestão de Documentos

O projeto teve três fases: investigação preliminar com análise dos órgãos participantes, dos documentos recebidos e gerados e da cultura organizacional; análise das atividades com o desenvolvimento do plano de classificação dos documentos; e a identificação de requisitos de arquivamento, que resultou no desenvolvimento da tabela de temporalidade de documentos e destinação de documentos para o Arquivo Público Mineiro, fase que começa a ser executada em dezembro deste ano.

Desde 2007, o projeto teve o auxílio de 30 Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, com o objetivo de dar eficiência e cumprimento ao cronograma das atividades.